Ny ordning for gruppekassene ble innført i 2022 og innebærer at den enkelte gruppe ikke lenger har sin egen, separate bankkonto. Faktura blir betalt fra borettslagets felles bankkonto sammen med alle andre utgifter, og inngår i felles regnskap.
Styret tildeler gjennom årlig budsjett hver gruppe midler til å foreta innkjøp av varer og tjenester. Midlene og skal kun benyttes til innkjøp som er forhåndsgodkjent av styret, se under. For hvert kalenderår disponerer hver gruppe inntil kr 15 000.
Gruppene kan ikke bruke mer penger enn det som er tildelt. Gruppene må derfor velge en kasserer som fører regnskap over utgifter som belastes gruppekassen. For å holde oversikt over alle transaksjoner, skal det føres kasseskjema for gruppen. Mal for kasseskjema hentes her.
Utgiftene skal dokumenteres med bilag (kassakvitteringer e.l). Det er kasserer sitt ansvar å ha en kopi av bilag (digital eller papir) frem til de er betalt/godkjent av styret.
Innkjøpene skal helst foretas hos leverandører der borettslaget har inngått firmaavtale. I enkelte tilfeller kan beboere i gruppen få refundert utgifter via utlegg. Refusjonskrav for utlegget sendes fra gruppens kasserer til gruppens styrerepresentant.
Følgende leverandører skal benyttes ved innkjøpene:
Styret har gitt gruppene forhåndsgodkjenning til å foreta følgende innkjøp:
Kontakt Kasserer, Tillitsvalgt eller Styrerepresentant for gruppa